Как выбрать МФУ для небольшого офиса на 3–5 сотрудников

В офисе на 3–5 человек многофункциональное устройство обычно одно на всех. На нём печатают счета, договоры, накладные, сканируют подписанные документы и снимают копии.

Поэтому неудачная покупка быстро даёт о себе знать: то картридж закончился посреди рабочего дня, то сканирование договора занимает больше времени, чем его согласование.

Какое МФУ выбрать для небольшого офиса? Начать стоит не с бренда и даже не с цены. Сначала нужно понять, сколько документов проходит через офис, что именно сотрудники печатают и какие функции действительно используют.

Сколько страниц печатает небольшой офис?

Количество сотрудников само по себе мало о чём говорит. В одном офисе пять человек отправляют документы преимущественно по электронной почте. В другом трое менеджеров ежедневно распечатывают десятки накладных и коммерческих предложений. Нагрузка на технику будет совершенно разной.

Посмотрите историю печати за последние несколько недель или хотя бы примерно подсчитайте количество страниц за рабочий день. Учитывайте не только документы для клиентов, но и внутренние отчёты, копии и повторную печать.

Например, 300–500 страниц в месяц и 2000–2500 страниц — это разные сценарии использования. Во втором случае уже важны ёмкость лотка, ресурс картриджа и способность устройства работать без частых остановок. Эти цифры — примеры нагрузки, а не норматив для офиса определённого размера.

В характеристиках ищите рекомендуемый месячный объём печати. Не путайте его с максимальным ресурсом: последний показывает предельную нагрузку, но не обязательно подходит для постоянной эксплуатации.

Лазерное или струйное МФУ для офиса?

Если основная работа — договоры, счета, акты и накладные, зачастую достаточно чёрно-белой печати. В таком случае стоит рассмотреть монохромные МФУ: цветные расходные материалы не понадобятся, а выбор можно сосредоточить на скорости, ресурсе и удобстве сканирования.

Лазерные устройства хорошо подходят для текстовых документов и нерегулярного использования. Но утверждать, что любое лазерное МФУ дешевле в эксплуатации любого струйного, неправильно. Всё зависит от конкретной модели и стоимости расходных материалов.

Струйная печать тоже может быть разумным вариантом для офиса. Особенно если сотрудники регулярно печатают документы с цветными таблицами, диаграммами или изображениями. Модели с пополняемыми чернильницами нередко обеспечивают низкую стоимость отпечатка, хотя первоначальная цена устройства может быть выше.

При выборе струйной техники учитывайте и режим работы. Если аппарат простаивает неделями, печатающей головке может потребоваться очистка. Для оборудования, которое используется каждый день, этот вопрос обычно менее заметен.

Сколько на самом деле стоит печать?

Один из самых частых просчётов — выбрать недорогое МФУ и только после покупки узнать стоимость картриджей. Для офиса, который печатает регулярно, расходы на обслуживание со временем могут оказаться существеннее первоначальной разницы в цене устройств.

Простейший расчёт: разделите стоимость картриджа или флакона чернил на заявленный ресурс в страницах. Получится ориентировочная стоимость расходного материала на один отпечаток. Затем проверьте, есть ли у модели отдельно заменяемый фотобарабан, контейнер отработанного тонера или другие обслуживаемые компоненты.

Ресурс, указанный производителем, измеряется в стандартных условиях. Реальный расход зависит от заполнения страниц и характера документов. Поэтому расчёт лучше использовать для сравнения моделей, а не воспринимать как гарантию точной себестоимости.

Если рассматриваете струйные МФУ, сравнивайте цену полного комплекта чернил и ресурс каждого цвета. Для лазерных устройств проверяйте точные марки совместимых картриджей, их ёмкость и стоимость.

Автоподатчик и двусторонняя печать: за что стоит платить?

Для небольшого офиса сканер иногда важнее принтера. Если договор занимает десять страниц, а у МФУ только планшетный сканер, каждый лист придётся класть вручную. Для регулярной работы с многостраничными документами удобнее автоподатчик оригиналов — ADF.

Ещё одна полезная функция — автоматическая двусторонняя печать, или дуплекс. МФУ с функцией двухсторонней печати само печатает обе стороны листа. Это сокращает расход бумаги при подготовке объёмных документов и избавляет от необходимости переворачивать страницы вручную.

Но здесь есть нюанс: двусторонняя печать и двустороннее сканирование — разные функции. МФУ может печатать с двух сторон автоматически, но сканировать только одну сторону оригинала. Если сотрудники часто обрабатывают двусторонние договоры, проверяйте возможности автоподатчика отдельно.

LAN или Wi-Fi: как подключить МФУ для нескольких сотрудников?

Если одним устройством пользуется весь офис, удобнее организовать сетевую печать, а не подключать МФУ по USB к компьютеру одного из сотрудников.

При наличии проводной локальной сети я бы в первую очередь рассматривал модели с Ethernet. Такое подключение не зависит от качества беспроводного сигнала. Wi-Fi пригодится, если протянуть кабель неудобно или устройство нужно установить в другом помещении.

Перед покупкой уточните поддержку операционных систем, сетевого сканирования и необходимых форматов файлов. Наличие Wi-Fi ещё не означает, что все функции сканера будут доступны каждому компьютеру без дополнительной настройки.

Какое МФУ подойдёт под задачи офиса на 3–5 человек?

Универсальной модели для всех небольших компаний нет. Гораздо полезнее сопоставить обычные рабочие задачи с нужными возможностями оборудования.

Если цветные материалы нужны регулярно, имеет смысл сравнить цветные МФУ с учётом расходных материалов. А если презентации печатаются пару раз в год, возможно, выгоднее оставить обычное монохромное устройство и заказывать редкую цветную печать отдельно.

Подберите МФУ под задачи офиса Сравните многофункциональные устройства по производительности, оснащению и стоимости. В каталоге представлены модели для персонального и коллективного использования. Смотреть каталог МФУ

Что проверить перед покупкой МФУ?

Когда подходящих моделей осталось две-три, не спешите сравнивать только ценники.

Уточните детали, которые будут влиять на ежедневную работу:

• Соответствует ли рекомендуемый месячный объём печати вашей нагрузке?
• Какие картриджи или чернила нужны и сколько они стоят?
• Есть ли автоматический дуплекс, если он необходим?
• Предусмотрен ли автоподатчик и какое сканирование он поддерживает?
• Можно ли подключить устройство к офисной сети?
• Что входит в поставку: расходные материалы, кабели, дополнительные модули?
• Насколько доступны обслуживание и расходные материалы в Казахстане?

Не стоит переплачивать за функции, которыми никто не пользуется. Но экономить на нужном автоподатчике или ресурсе картриджа тоже сомнительная идея: разницу в цене можно забыть через месяц, а неудобства останутся надолго.

Итак, какое МФУ выбрать для небольшого офиса?

Для команды из 3–5 сотрудников чаще всего разумно искать устройство с подходящей месячной нагрузкой, доступными расходными материалами и удобным сетевым подключением. Остальное определяется реальными задачами: нужна ли цветная печать, как часто сканируют многостраничные документы и насколько важна скорость.

Если сомневаетесь между несколькими моделями, лучше заранее сравнить их полную стоимость эксплуатации и комплектацию. Это полезнее, чем ориентироваться только на известность бренда.

Поможем выбрать МФУ для компании Расскажите, сколько человек пользуются устройством, что печатаете и какой объём документов проходит за месяц. Подберём подходящие модели и уточним стоимость поставки. Обсудить подбор в WhatsApp