У двух поставщиков может быть разная цена на программное обеспечение — и разный состав предложения. В одном расчёте учтены три года использования, в другом только первый год; где-то включена настройка, а где-то указан исключительно продукт. Сравнение итоговых сумм без расшифровки легко приводит к ошибочной закупке.
Для офиса полезнее считать расходы за весь планируемый период: приобретение, внедрение, обслуживание и продление. Так становится видно, сколько стоит рабочее место и какие платежи появятся после первоначальной оплаты.
Сначала определите, что действительно нужно сотрудникам
Составьте список рабочих задач по ролям: продажи, бухгалтерия, руководство, технические специалисты. Не всем нужен одинаковый набор программ. Одновременно проверьте уже приобретённые права, чтобы не оплатить второй раз то, что компания может продолжать использовать.
- Рабочие устройства: сколько компьютеров используется сейчас и сколько планируется добавить.
- Сотрудники: кто работает на одном устройстве, а кто использует несколько.
- Приложения: какие функции обязательны и какие лишь желательны.
- Действующие лицензии: продукт, объём прав, назначение и срок.
- Изменения: найм, замена ПК, новый филиал или переход на другой способ работы.
Единицей расчёта не всегда является компьютер. Если продукт лицензируется по пользователям, расчёт только по числу ПК будет неверным. Для каждой позиции сначала фиксируют модель лицензирования, затем количество.
Из чего складываются расходы на ПО
| Статья расходов | Что включить в расчёт | Что часто забывают |
|---|---|---|
| Приобретение | Лицензии или первоначальный период подписки | Разницу между полной лицензией и обновлением |
| Внедрение | Установку, настройку, перенос данных и проверку совместимости | Время сотрудников на подготовку и приёмку |
| Эксплуатация | Администрирование, согласованный объём поддержки | Работы, которые не входят в цену продукта |
| Продление и развитие | Следующие периоды подписок, новые рабочие места, необходимые обновления | Разные даты окончания и будущие изменения цен |
| Переход на другое решение | Выгрузку данных, обучение и перенастройку | Доступность привычных форматов и интеграций |
Плановый бюджет = приобретение + внедрение + эксплуатация + продления и необходимые изменения. Считать можно на год или на три года — главное, применять одинаковый период ко всем сравниваемым вариантам.
Разовая покупка или подписка: сравнивайте одинаковый результат
Разовая покупка не всегда включает будущие версии. Например, Microsoft различает Office 2024 с единовременной оплатой и подписку Microsoft 365: новая основная версия Office при разовой покупке не предоставляется автоматически. При этом подписки и разовые продукты могут различаться составом сервисов, поэтому сравнение только по форме оплаты неполно.
Перед расчётом выпишите обязательные приложения и функции, число пользователей или устройств, правила работы с данными и требуемый срок. Если один вариант закрывает только документы, а второй дополнительно включает нужные организации сервисы, их стоимость нужно сравнивать с учётом этой разницы.
Пример расчёта для десяти рабочих мест на три года
Ниже условные цифры для демонстрации метода, а не цены нашего магазина. Предполагается, что оба варианта решают одинаковую задачу, количество рабочих мест не меняется, а суммы приведены на одной основе по НДС. Для подписки в примере заложена неизменная цена; фактические продления могут стоить иначе.
| Расход | Разовая покупка | Годовая подписка |
|---|---|---|
| Лицензии за три года | 10 × 90 000 ₸ = 900 000 ₸ | 10 × 35 000 ₸ × 3 = 1 050 000 ₸ |
| Первоначальная настройка | 100 000 ₸ | 100 000 ₸ |
| Администрирование за три года | 30 000 ₸ × 3 = 90 000 ₸ | 30 000 ₸ × 3 = 90 000 ₸ |
| Итого | 1 090 000 ₸ | 1 240 000 ₸ |
| На одно рабочее место за три года | 109 000 ₸ | 124 000 ₸ |
В этих условиях разовая покупка дешевле на 150 000 ₸. Это не универсальный вывод: необходимость новой версии, отличие сервисов, изменение штата или стоимости продления меняют результат. Если обновление потребуется на втором году, добавьте его в соответствующий столбец.
Нужен расчёт ПО для вашего офиса? Пришлите количество рабочих мест, список нужных программ и планируемый период использования. Подготовим предложение для сравнения вариантов закупки. Рассчитать комплект ПО
Как сократить расходы без потери нужных функций
- Проведите инвентаризацию. Отделите уже обеспеченные рабочие места от тех, для которых нужна закупка.
- Разделите сотрудников по задачам. Расширенный набор функций нужен только там, где его используют.
- Сведите продления в календарь. Назначьте ответственного и проверяйте потребность до следующего платежа.
- Рассчитайте рост отдельно. Покажите базовый бюджет и сценарий найма, а не покупайте произвольный запас.
- Сравнивайте одинаковые комплектации. Сверяйте срок, количество, платформу, услуги и порядок указания НДС.
Для составления списка закупки используйте каталог программного обеспечения: операционные системы для ПК, Microsoft Office и антивирусные программы. Наличие встроенной защиты и необходимость дополнительного продукта оценивайте по требованиям компании, чтобы не включать покупку автоматически.
Когда бюджет согласован, следующий шаг — проверка конкретного предложения. Для продуктов Microsoft подготовлен отдельный чек-лист проверки поставки до оплаты.
Вопросы о бюджете на программное обеспечение
Она не показывает расходы на внедрение, следующие периоды использования и обслуживание. Сравнивайте решения с одинаковым набором обязательных функций и на одном временном горизонте.
По правилам конкретного продукта. Одна пользовательская лицензия и одна лицензия на устройство могут предоставлять разный объём прав. Сначала определите модель лицензирования, затем считайте необходимое количество.
Не автоматически. Сначала уточните дату появления рабочих мест, момент начала срока и условия добавления лицензий. Затем сравните поэтапную закупку с предложением на весь объём.
Источник по моделям приобретения Office: сравнение Microsoft 365 и Office 2024. Расчёт бюджета и организационный чек-лист — редакционные рекомендации; пример не является коммерческим предложением.
