Электронная переписка — это один из основных средств коммуникаций между контрагентами. Большая часть обмена корресподенций (счета на оплату, консультации, запросы в службу технической поддержки, договоры и др.) проходит посредством электронной почты.
В большинстве люди хотят быть уверенными, что их электронное письмо направленное своему адресату было доставлено в его почтовый ящик. Для этого достаточно настроить функцию "Автоответ на доставленное письмо".
Как настроить автоответчик в почте Яндекс, Mail.ru (VK Mail) и Google Gmail
Рекомендация
Для деловой переписки рекомендуем использовать корпоративный почтовый сервер, где адрес содержит доменное имя, зарегистрированное на вашу компанию.
Корпоративная почта — это то, что чаще всего используется в деловой электронной переписке. Такая электронная почта уже только по самому адресу может идентифицировать владельца и внушить определённую уверенность.
Вернёмся к вопросу необходимости и содержания автоответчика в электронной почте.
Примеры текстов автоответчика в электронной почте
Если вы не можете отвечать на входящие письма по причине отпуска, но желаете, чтобы отправители знали об этом, приемлемы следующие варианты автоответа:
С уважением, Акмарал Букетова
Добрый день!
Сообщаю, что в период с 9 по 20 февраля я отдыхаю, у меня отпуск. Поэтому я не могу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к моему коллеге Степанову Александру — он в курсе всех дел.
Телефон — +7 705 735 99 88
Стандартный автоответ о доставке электронного письма
Порой, вашему контрагенту важно знать, было ли доставлено письмо на вашу почту. В данном случае можно настроить автоответ со следующим текстом:
С уважением, Корнева Ирина.
Преимущества автоответчика на входящие письма
- Отправитель всегда будет уверен, что его сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя;
- Автоответ может уведомить отправителя о том, что получатель по тем или иным причинам не может в ближайшее время ответить на письмо (выходной, отпуск или по другим причинам);
- Уведомление может содержать другую информацию.
Негативные моменты автоответа в электронной почте
- Многие люди крайне негативно относятся к почтовым сообщениям, которые они не ждут;
- Автоответчик заполняет почтовый ящик отправителя лишними сообщениями;
- Автоответы на почту могут помешать в поиске сообщений с полезной информацией.
Если уж вы решили настроить автоответ, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами, которые мы приведём ниже.
Так нужен ли автоответ на почте?
Настраивать ли автоматический ответ в почте или нет, решение каждого человека. В некоторых случаях это является частью корпоративной этики, в других случаях это является желанием конкретного сотрудника.
1 год — 15 000 тг
2 года — 22 000 тг -38%
3 года — 28 000 тг -47%
