Большинство компаний не могут позволить себе работать 24 часа в сутки 7 дней в неделю, но терять клиентов не хочет никто.
Несмотря на то, что компании различными способами (на сайте, в каталогах, рекламных материалах и визитках) указывает на свои рабочие часы, не все обращают внимание на эту информацию.
Позвонив в нерабочее время и не услышав ответа сотрудника компании, клиент может сформировать плохое мнение об организации. Если вы уже пользуетесь IP АТС или облачной АТС, то наверняка при звонке клиенту проигрывается приветственное сообщение.
Легко представить реакцию человека, когда голос диктора сообщает ему, что на звонок обязательно ответят, а ответа так и не поступает, потому что сотрудники закончили свой рабочий день.
Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуем записывать отдельное приветствие, которое будет проигрываться в нерабочее время.
Таким образом, вы сможете:
- сообщить клиенту о рабочих часах;
- объяснить, почему звонок не будет отвечен;
- предоставить возможность перезвонить в рабочее время, оставить голосовое сообщение, которое поступит на email ответственного сотрудника, или обратиться через электронную почту.
Как может выглядеть текст приветствия в нерабочее время?
Пример
Здравствуйте, вас приветствует компания «Супер Сервис». К сожалению, вы позвонили в нерабочее время, и ваш звонок не может быть отвечен. Будем рады услышать Вас с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, в субботу с 10:00 до 14:00. Также вы можете отправить запрос на нашу электронную почту [email protected], наши сотрудники свяжутся с вами в начале рабочего дня.
Клиника «Sevil»
Компания «Marden Property»
«КАМАЗ»
Компания «Реформа»
Компания «Реформа»
«NUR Сервис»
На какие детали следует обратить внимание при составлении текста для автоответчика?
Прежде всего, не стоит забывать о необходимости озвучить название компании. В этом случае клиенты с большей вероятностью запомнят, что до этой компании они дозвонились, компания функционирует, и они могут перезвонить в другое время.
Далее следует сообщить о рабочих часах компании, объяснив тем самым невозможность принятия вызова в данный момент. Практика показывает — не понимая, почему на их звонок не ответили, клиенты не будут перезванивать в другое время.
В заключительном блоке приветствия желательно перечислить возможные альтернативные способы связи и получения ответа. Здесь многое зависит от того, как устроена работа в компании. Если сотрудник имеет возможность проверять рабочий почтовый ящик, не находясь в офисе, то имеет смысл указать этот email для отправки запроса, или направлять на него файл с голосовым сообщением клиента.
Далее сотрудник может сразу связаться с клиентами для обработки заявки, или сделать это при первой возможности в рабочее время. В любом случае, заявка не будет потеряна.
Если у вашей компании имеется несколько офисов, и некоторые из них работают в другом режиме, стоит озвучить эти контактные номера в сообщении.
При желании можно записать отдельные сообщения для выходных дней, для нерабочего времени в будние дни и для больших праздников, когда многие компании отдыхают по-разному. Но даже общее сообщение способно предотвратить значительные потери потенциальных заявок и попутно произвести хорошее впечатление о компании.
