Чтобы даже в выходные оставаться на связи — эксперты рекомендуют воспользоваться тремя проверенными способами обработки входящих звонков.
Для этого нужно воспользоваться опциями:
- переадресации;
- голосовых сообщений;
- голосового робота.
Чем хороши вышеперечисленные настройки — рассказывают специалисты веб-магазина «Авантаж Маркет-Телеком»!
Переадресация
Позволяет автоматически направлять вызов (а также весь поток звонков!) на внешний номер сотрудника — хоть стационарный, хоть мобильный. Это базовая функция виртуальной АТС, так что подключение и настройка совершенно бесплатны в пределах стандартного пакета услуг поставщика связи.
Голосовые сообщения
Базовая опция автоматического сбора голосовых сообщений клиентов облачной АТС подключается за пару минут.
Функционал настройки — внушительный:
- ограничение доступа к прослушиванию аудиозаписи (файлы приходят в личный кабинет виртуальной АТС или на имейл заказчика);
- типовые ответы на входящие на занятый корпоративный номер, находящийся вне зоны приёма мобильный или безмолвствующий добавочный;
- запись и хранение сообщений в ящике (в персональном или общем);
- копирование сообщений из писем, приходящих на электронку и т.д.
А еще голосовая почта «запоминает» номер звонившего и хронометрические данные сообщения (время и дата). В любой момент сотрудники могут обрабатывать запросы, оставляемые клиентами, не упуская ни одной заявки, полученной в офлайн!
Повышение эффективности голосовой почты
С этой целью необходима грамотная настройка автоответчика и оповещения, в том числе — о превышении лимита хранения записей голосового почтового ящика. Уведомления приходят на копоративный e-mail, с указанием общего размера и оставшегося свободного места.
Настройка выполняется в личном кабинете виртуальной АТС, загрузкой подходящих голосовых сообщений (в том числе, поздравительного характера в преддверии праздников) и мелодий (рингтонов).
Если используются два и более голосовых ящика — в идеале, для них настраиваются «свои» автоответчики.
Голосовой робот
Современная функция телефонии, обеспечивающая 100% автоматизированность телефонной коммуникации и повышающая лояльность целевой аудитории! Да, приём и обработка входящих будут осуществляться в режиме нон-стоп (24 часа в сутки!) «Голосовым роботом» — специальным дополнительным модулем.
Хороший «Робот» сам справится с множеством задач:
- стандартные ответы на задаваемые по телефону вопросы;
- обращение к позвонившему абоненту по имени (информация берется из CRM);
- фиксация озвученных клиентами заявок (данные вносятся в корпоративную базу).
Автоматически собранные заявки и сообщения обрабатываются персоналом по мере возможности. Так что с этой опцией ни одно обращение не будет оставлено без внимания! Насколько бы ни были заняты сотрудники и как долго они бы ни отсутствовали — звонившие все равно получат обратную связь.
Для бесперебойной работы «Робота» требуется лишь систематически проверять наличие памяти в голосовой почте.
